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Los datos personales que en adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:
Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluidos en las mismas.
En caso de tratamiento de datos personales con fines de publicidad, marketing o prospección comercial, la superintendencia de industria y comercio dispone de la circular externa número 006 del año 2022, la cual indica la protección de la información de los consumidores que fue obtenida a través de mecanismos comerciales, campañas de publicidad y mercadeo. Como primera medida la organización deberá cumplir con la normatividad sobre el tratamiento de datos personales; segundo, debe verificar que los datos personales fueron obtenidos lícitamente y que pueden ser usados para fines de publicidad, marketing, prospección comercial o cualquier otra finalidad para la cual la organización desee usarlos; tercero, no se debe contactar a las personas que no quieren recibir más publicidad y suprimir sus datos de contacto cuando lo soliciten. Cuarto, implementar los mecanismos efectivos para el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales. Quinto, responder oportuna y debidamente las consultas o los reclamos de los titulares de los datos. Sexto, no contactar a las personas en días u horario que afecten su tranquilidad.
Plataforma Gamma CyberAcademy: Se utiliza para prestar un servicio de capacitación en ciberseguridad dentro de la plataforma, llevar un registro de avance, generar informes de gestión, divulgar información asociada al servicio prestado, orientada a clientes y funcionarios internos de la organización.
Hojas de Vida Físico: Se utilizan para llevar un registro y archivo de las hojas de vida del personal.
Hojas de Vida Personal Activo: Se utiliza para mantener una actualización de datos del personal que se encuentra activo en la organización.
Hojas de Vida Personal Inactivo: Se utiliza para llevar un control del personal retirado y llevar estadísticas sobre los mismos.
Clientes mercadeo: Recopilación de datos para llevar registro en la asistencia de clientes o colaboradores a eventos de carácter presencial, híbridos o virtuales. Identificación de oportunidades de negocio para contacto posterior, envío de información relacionada a los servicios de la empresa, contenido relacionado con ciberseguridad, campañas publicitarias, información sobre eventos.
Colaboradores – Endomarketing: Recopilación de datos para envío de campañas informativas a nivel interno, invitaciones a eventos de carácter presencial, híbrido o virtuales, comunicados corporativos, herramientas de consulta, información sobre capacitaciones.
Registro de Visitantes: Registrar la entrada y salida de funcionarios externos a la organización, mediante bitácoras manejadas y administradas por el personal de recursos humanos de la compañía.
CIRCUITO CERRADO DE TV: Sistema de vigilancia para fines de control de actividades, supervisar áreas y personal, y un control contínuo de seguridad de las instalaciones.
AGENDA PROVEEDORES: Se utiliza para establecer el contacto de la entidad o persona a quien se solicitará el servicio o producto.
AGENDA PROVEEDORES DE TECNOLOGÍA: Empresas dedicadas a prestar servicios tecnológicos, de los cuales se hace consumo.
CONTRATISTAS: Permite contactar a proveedores de un servicio específico.
PROVEEDORES ÁREA PREVENTA: Se utiliza para llevar a cabo tareas como patrocinios para eventos, contacto directo con preevdores y solicitud de cotizaciones de productos y servicios, que nuestros aliados y proveedores nos otorgan.
Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de GAMMA INGENIEROS S.A.S. tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a GAMMA INGENIEROS S.A.S., salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por GAMMA INGENIEROS S.A.S., o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;
d) Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de GAMMA y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral IV., de la presente Política.
e) Acceder en forma gratuita, al menos, una vez al mes a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
GAMMA INGENIEROS S.A.S. garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Desde la Dirección de transformación del servicio en conjunto con el área de Customer Experience se realiza el proceso de consultas específicamente que conlleven a no conformidades, quejas y reclamos, garantizando que los servicios y soluciones prestadas por Gamma Ingenieros cumplan las expectativas de los clientes internos y externos mediante Planes de Acción que permitan reforzar y potencializar los procesos, a través del formato PGI005 Mejoramiento (mejora del procedimiento) enfocado a cliente externo e interno el cual se lleva el seguimiento en el formato Formato FGI050 Mejoramiento.
Esta dirección es la encargada de recibir, procesar y canalizar las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada del tratamiento.
Dichas dependencias una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales GAMMA INGENIEROS S.A.S., garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
Los datos de contacto para el ejercicio de los derechos son:
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
5) GAMMA INGENIEROS S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
GAMMA, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.
Supresión De Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a GAMMA INGENIEROS S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GAMMA. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, GAMMA INGENIEROS S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.
Las presentes políticas rigen a partir del 30 de septiembre de 2015.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de Gamma, no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cuando los términos de las políticas de privacidad de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, los servicios que tengan la opción de renovación, se obtendrán en ésta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:
Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es publicada el pasado 14 de marzo de 2023, cuya vigencia rige a partir de la publicación en los medios autorizados y descritos anteriormente para conocimiento de los titulares de los datos.